الرئيسية / المدونة / ادارة الانشطة التجارية / نظام ERP بين الماهية التركيبية والآلية التشغيلية

نظام ERP نظام تخطيط موارد المؤسسات والشركات اليكم انواع اقسامه والالية التشغيلية لنظام ERP system من كيفا وعلاقته بإدراة المخزون والمبيعات

منصة كيفا

ادارة الموارد البشرية

نظام ERP نظام تخطيط موارد المؤسسات والشركات اليكم انواع اقسامه والالية التشغيلية لنظام ERP system من كيفا وعلاقته بإدراة المخزون والمبيعات

نظام ERP بين الماهية التركيبية والآلية التشغيلية

في عصرنا الحالي أصبحت العمليات اليدوية تضر بالوظائف الإدارية المرتبطة بإدارة المنتجات وسلسة التوريدات وإدارة المخزون؛ نظرًا لارتفاع نسبة احتمالية الخطأ فيها مقارنةً بتلك الوظائف التي تعتمد على البرمجيات الحاسوبية والتكنولوجيا الحديثة، فمن هنا بدأت الحاجة إلى ابتكار حلول إدارية تعطي نتائج صحيحة بدقة متناهية دون الاضطرار إلى استنزاف أموال باهظة ، فكان أحد هذه الحلول نظامERP موضوع حديثنا في هذا المقال.

تأصيل فكرة نظام ERP وماهيته

في البداية قبل التعرف على تعريف نظام ERP لابد من فهم طبيعة الحاجات البشرية التي تسببت في ظهوره ألا وهن:

§ التعقيد المتزايد في حجم الوظائف الإدارية من ناحية تشعب العمليات الفرعية اللازمة لأداء الوظيفة الواحدة من جهة، والتزايد الملحوظ في عدد المهام الأساسية اللازمة لإنتاج منتج له القدرة على المنافسة من جهة أخرى.

§ صعوبة في التواصل بين الموظفين، إذ ترتب على ذلك قصور في جودة المنتجات أو الخدمات المقدمة، لأن التعقيدات الوظيفية الموجودة في المهمة الواحد يتطلب حلها مهارات كثيرة يستحال توافرها كلها عند موظفي القسم الواحد. ومن هنا نستطيع القول بأن ERP System أو ما يسمى بنظام" تخطيط موارد المؤسسة" يعرف على أنه: حل إداري مبني على أساس برمجي له القدرة على انجاز المهام داخل المؤسسة بشكل مدمج وشمولي جامع لمختلف الوظائف الإدارية من خلال قاعدة بيانات مركزية تعمل على تنظيم انسياب ومشاركة المعلومات بين الأقسام المختلفة في الوقت والمقدار المناسب بما يعزز التعاون ويوصل إلى الكفاءة المهنية العالية.

أقسام نظام الERP

يتكون نطام تخطيط موارد المؤسسة من خمسة أقسام على النحو التالي:

1. قسم المالية والمحاسبة السحابية

في نظام ERP يعمل القسم المالي على تتبع عمليات المحاسبةالحسابية وتسجيل الإحصائيات الرقمية ، من خلال قاعدة بيانات مالية محدثة توفر تفاصيل موثوقة حول: ادارة الحسابات، وسير الميزانية والدفاتر اليومية بما يجعل مديري الأعمال ذا قدرة عل اتخاذ قرارت استراتيجية صائبة.

2. قسم إدارة سلسة التوريد

يشكل هذا القسم جزءًا لا يتجزأ من تظام ERP إذ يعمل على إدارة العمليات المتعلقة بالتوريد كافة، بدءًا من المباشرة في الاستيراد وحتى التسليم النهائي وما يمر بين العمليتين من أنشطة مثل:إدارة المخزون، التنبؤ بالطلب، تتبع وتنسيق اللوجستيات، إدارة العلاقة بين الموردين.

3. قسم إدارة الموارد البشرية

إدارة الموارد البشرية في نظام ERR تساعد على تبسيط دور موظفي إدارة الموارد البشرية من خلال:

· التقليل من الجهد المبذول على الأعمال الإدارية الروتينية التي تستنزف وقت الموظفين، وبالتالي فإن نظامERP يزيد من فرصة الاستثمار في أفكارهم الإبداعية ورفع الكفاءة العامة للشركة.

· تسهيل وصول الموظفين إلى بياناتهم الشخصية وأي تحديثات مهمة صادرة عن إدارة الموارد البشرية عبر ERP System بما يعزز من التفاعل الإيجابي بين الموظفين وإدارة الموارد البشرية

· توفير التغذية الراجعة للموظفين عن أدائهم، إذا أن نظام ERP يمكنه تقييم الموظفين بناء على مسبقاً، ويمكن للموظفين الاضطلاع على الملاحظات المرفقة لهم لتوجيههم إلى تحسين أدائهم

إقرأ أيضًا: كل ماتريد معرفته عن إدارة الموارد البشرية.

4. القسم الرابع: إدارة علاقات العملاء

الاسم المختصر لهذا القسم يعرف ب:"CRM” تمكن مهمته ضمن نظام ERP في ادارة التفاعل مع العملاء، وتعزيز مستوى رضاهم عن الخدمة المقدمة لهم والشركة ككل.

وتجدر الإشارة إلى أن قاعدة بيانات نظام ERP تفيد هذا الفسم في توفير معلومات عن المبيعات، والتحليلات التسويقية، وبيانات عن العملاء والخدمات التي يحتاجونها.

5.القسم الخامس: التصنيع والانتاج

يعود هذا القسم من نظام ERR بالنفع على المؤسسة من خلال: مساهمته في التخطيط الإنتاجي، ومراقبة أرض المصنع، وإدارة الجودة للمنتجات. وهذا كله يعمل على توزيع الموارد بفعالية ضمن جدوال انتاجية تمكن أصحاب القرار من المراقبة وإدارة العمل ضمن الوقت الفعلي المخصص لكل نشاط " Real-Time” دون أي عواقب وخيمة

الآلية التشغيلية ل نظامERP

يقوم مبدأ عمل نظام ERP على ادخال مجموعة من البيانات في قاعدة بيانات مركزية مشتركة تضم جميع استخدامات المؤسسة لمرة واحدة، فتصل إلى إدارة المصنع، لها بعد ذلك أن تخرج المطلوب من المخزن في حال توافره، أما في حال عدم توافره يلبي قسم الانتاج هذه الحاجة ويخرجها بحسب المعطيات التي تصل إليه، بينما يقوم قسم المالية في هذه الأثناء باعداد كشف حساب للعميل، على أن يتم ابلاغه به بعد انتهاء عملية الشراء من خلال فريق الشحن.

الفرق بين نظام POS ونظام ERP

يختلف نظام نقاط البيع POSعن نظام ERP في طبيعة الوظائف الإدارية التي يقدمونها إذ أن نظام نقاط البيع يقوم بتتبع أنواع مختلفة من الدفع الالكتروني والسجلات الخاصة بذلك، كما أن نظام نقاط البيع يتتبع طلبات العملاء وآلية سير ظهور الاعلانات الترويجية، وأخيرًا يقوم باصدار الفاتورة الإلكترونية لكل عميلة بيع تتم من خلاله، بينما نظام ERP يعمل على التدفق السلسل للبيانات المعلوماتية لمختلف العمليات التي يقوم بها من خلال قاعدة بيانات مشتركة، كما أنERP System يعمل على منع تكرار البيانات المتشابهة، غير أن هذا الاختلاف لا يعني بالضرورة تفضيل واحد على آخر، بل على العكس تنفيذ الوظائف الإدارية سيكون أفضل في حال تم دمج النظامين معًا؛ لأنه سيعود على المنظمة بالنفع من ناحية:

Ø خلق مبيعات متعددة القنوات

دمج نظام نقاط البيع مع برنامج تخطيط موارد المؤسسات يعمل على تمكين أصحاب المنفعة التجارية من إدارة برنامج المبيعات الخاص بهم بكفاءة أعلى. وهو ما يطلق عليه البعض اسم " البيع متعدد القنوات" وذلك يعني القدرة على اتمام بيع المنتج من أكثر من قناة لحظيًا ولكن دون الحاجة إلى مزيدٍ من المصروفات .

Ø إدارة مُثلى للطلب:

وجود نظام نقاط البيع بشكلٍ مزدوج مع نظام ERP في المؤسسة يساعد في تحديد مقدار المبيعات والمخزون والإيرادات وهذا بدوره يحقق فائدتين عظمتين لأصحاب المصلحة التجارية وهما:

§ التخطيط للمقدار الملائم للمخزون، والمحافظة عليه بدقة متناهية

§ الخروج من الأزمات الطارئة والاحراجات الصادرة عن الإدارة العليا بسبب الكميات الزائدة في المخازن أو الناقصة التي تسبب توتر في العلاقة مع العملاء قد يصل إلى خسارة هذا العميل للأبد.

Ø المحافظة على دفتر الأستاذ

تكامل نظام البيع مع نظامERP يساعد في تحديد أرصدة دفاتر الأستاذ، ومقدار التدفق النقدي الصادر عنها.

قد يهمك أيضًا: ما هو دفتر الأستاذ العام و المساعد و أنواع الحسابات بهما؟

فيما سلف ذكرنا فوائد دمج النظامين معًا من الناحية الإدارية والتسويقية، ولكن لا ننسى أن لذلك الإجراء فوائد تقنية لها علاقة وطيدة في البيانات، يمكن اجمالها فيما يلي:

دقة البيانات المدخلة، مما يعني الحصول على نتائج إدارية بجودة عالية.
تقليل نسبة الخطأ الآلي في البيانات إلى حد أقل بكثير فيما لو كان نظامًا واحدًا.
إمكانية تحميل وتنزيل البيانات بنفس اللحظة وهذا يعني المقدرة على قراءة المعلومات المستخرجة من شاشة واحدة

في نهاية المطاف نؤكد على أن استخدامات نظام الERP لا تتوقف عند أمور الوظائف الإدارية لأغراض ربحية فقط، وإنما يشمل ذلك أيضًا أغراض معنوية لها علاقة بتحسين الاتصالات الداخلية مع الموظفين، وكذلك الاتصالات الخارجية مع العملاء.