منصة كيفا
محاسب
منصة كيفا افضل منصة محاسبية تقدم لكم كافة الحلول المحاسبية واجهزة نقاط البيع pos السحابية وما يتعلق بمستجدات هيئة الزكاة والدخل السعودية
كيفية إنشاء فاتورة إلكترونية؟ دليل مفصّل خطوة بخطوة
كل رائد أعمال وصاحب شركة مهما كان مجال عملها، لا بد أنه يسعى إلى تبسيط مهام عمله وزيادة كفاءته، وواحد من الأسباب الرئيسية في ذلك هو نظام الفاتورة الإلكترونية! في هذه المقالة، سنشرح كل ما تحتاج إلى معرفته حول هذا النظام السحابي.
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
تعد الفاتورة الإلكترونية مستندًا إلكترونيًّا يضم السلع والخدمات التي يشتريها العملاء، كما أنها تعد بديلًا عالي الكفاءة مقارنة بالفواتير الورقية، إذ لا تتطلّب هذه الفواتير الحاجة إلى الطباعة أو الإدخال اليدوي للبيانات، عدا عن أنها تُحسّن من جودة الفواتير ودقة المدفوعات، كما أن عملية إصدارها سهلة للغاية ويمكن إرسالها والوصل إليها عبر البريد الإلكتروني أو من خلال البوابة الإلكترونية الخاصة بالشركة.
ما شروط الفاتورة الإلكترونية والمستندات الخاصة بها؟
هنالك عدة شروط لإصدار الفاتورة الإلكترونية في السعودية، وهي:
إرسال طلب إلى مصلحة الضرائب
توفير برنامج تخطيط إدارة المؤسسة
الحصول على التكويد الموحد للسلع
شهادة التوقيع الإلكتروني
أما المستندات الخاصة بإصدار الفاتورة الإلكترونية فهي:
صورة عن البطاقة الضريبية.
صورة عن التسجيل الضريبي على القيمة المضافة.
صورة عن خطاب التفويض للممثل.
صورة عن البطاقة الشخصية.
ما الذي تتضمّنه الفاتورة الإلكترونية؟
تحتوي الفاتورة الإلكترونية على مجموعة من المعلومات المهمة والتي لا تخلو أي فاتورة إلكترونية منها، مع الأخذ بالاعتبار أن هذه المعلومات تختلف باختلاف طبيعة عمل الشركة والمعاملة التي تقدمها ونوع السلعة أو الخدمة التي تُصدرها الفاتورة، ومن هذه المعلومات:
رقم الفاتورة.
تاريخ إصدار الفاتورة.
المعلومات الخاصة بالعميل مثل الاسم والعنوان ومعلومات الاتصال وغيرها.
وصف المنتج أو السلعة المُفوترة.
المعلومات الضريبية ومنها ضريبة المبيعات والقيمة المضافة ومبلغ كل منها.
إجمالي المبلغ المستحق لكل فاتورة ويشمل الضرائب.
معلومات عن تاريخ ووسيلة دفع الفاتورة.
معلومات عن أي أرقام مرجعية مثل أرقام أوامر الشراء أو العقود.
أي معلومات إضافية مثل عنوان الشحن أو عنوان التحويل وغيرها.
كيفية إنشاء فاتورة إلكترونية؟ دليل مفصّل خطوة بخطوة
اختر أحد برامج الفواتير الإلكترونية: حدد برنامجًا موثوقًا به للفواتير الإلكترونية أو مزود خدمة يناسب احتياجات عملك، مثل نظام كاشير كيفا السحابي، أحصل عليه الآن.
جمع معلومات العميل: اجمع تفاصيل العميل الأساسية ، بما في ذلك الاسم والعنوان ومعلومات الاتصال وأي تفاصيل إضافية مطلوبة لأغراض الفواتير.
إنشاء وتخصيص القوالب: استخدم البرنامج لإنشاء قوالب فواتير احترافية تتوافق مع هوية علامتك التجارية وتتضمن جميع التفاصيل الضرورية ، مثل أوصاف العناصر والكميات والأسعار والمعلومات الضريبية.
إدخال تفاصيل الفاتورة: أدخل تفاصيل الفاتورة بدقة ، بما في ذلك رقم الفاتورة والتاريخ وشروط الدفع وأي خصومات أو رسوم إضافية سارية.
إضافة عناصر: قم بتفصيل المنتجات أو الخدمات المقدمة ، بما في ذلك الأوصاف والكميات وأسعار الوحدات والضرائب المطبقة.
حساب الإجماليات: يجب أن يقوم البرنامج تلقائيًا بحساب المجاميع الفرعية والضرائب وأي تعديلات أخرى ، مما يوفر المبلغ الإجمالي النهائي المستحق.
المعاينة والمراجعة: قبل الإرسال ، قم بمراجعة الفاتورة بدقة لضمان الدقة والاحترافية.
إرسال الفاتورة: أرسل الفاتورة إلكترونيًا مباشرةً إلى عنوان البريد الإلكتروني المخصص للعميل أو من خلال بوابة إلكترونية آمنة.
التتبع والمتابعة: راقب حالة الفاتورة وقم بإعداد تذكيرات بالدفعات المتأخرة ، مما يسمح بمتابعة استباقية للفواتير المستحقة.
الأرشفة والتخزين: أرشفة وتخزين جميع الفواتير إلكترونيًا بشكل آمن لسهولة الاسترجاع والمراجعة.
ما مميزات الفاتورة الإلكترونية؟
توفير التكاليف
زيادة الكفاءة
تحسين التدفق النقدي
تحسين عملية حفظ السجلات وصيانتها
تقليل البصمة البيئية
تحسين التعاون
تحسين الامتثال للتشريعات واللوائح التنظيمية
ما أنواع الفاتورة الإلكترونية التي تقدّمها كيفا؟
يدعم نظام كاشير كيفا السحابي نوعين من الفواتير الإلكترونية، مع إمكانية إصدار عدد لا نهائي من الفواتير عند الاشتراك في الخطة الأساسية في كيفا طوال عام واحد، وهما:
فواتير المبيعات: وهي الفواتير الخاصة بالعملاء والتي تتضمّن تفاصيل المنتجات أو الخدمات مع السعر والكمية والمبلغ الإجمالي.
فواتير المشتريات: وهي الفواتير التي تقدمها الشركة لعملائها مع تحديد السلع أو الخدمات والمبالغ المستحقة عليهم.
اشترك الآن في نظام كاشير كيفا السحابي وأصدر الفواتير الإلكترونية التي تساعدك في عملك
انضمّ إلى
إن تبنّي الشركات نظام الفواتير الإلكترونية يؤدي إلى زيادة الكفاءة وتوفير التكاليف وتحسين التدفق النقدي والاستدامة وغيرها، وهو ما يُحسّن عملياتك المالية أيضًا، فماذا تنتظر إذن؟ بسِّط الشؤون المالية لأعمالك اليوم وأصدر الفواتير الإلكترونية الخاصة بمشروعك مع نظام كيفا السحابي.
