الرئيسية / المدونة / ادارة الانشطة التجارية / طرق تتبع المخزون وكيفية إدارة المخازن

طرق تتبع المخزون وكيفية إدارة المخازن

لم يكن يحظى بأهمية كبيرة بين التجار قبل ظهور التجارة الإلكترونية، أما الآن يعد أمرَا أساسيًا للشركات جميعها وخصوصًا شركات البيع بالتجزئة التي تسوق منتجاتها عبر الإنترنت، فمن دونه لا يمكن للعملاء الحصول على ما يردون بسرعة مما يتسبب في ارتفاع التكاليف المترتبة على الشركة وانخفاض ربحيتها من جهة، وخسارة العملاء من جهة أخرى؛ ولتفادي ذلك سنتاول في هذا المقال كيفية تتبع المخزون وآلية الارتقاء به.

مفهوم تتبع المخزون

يقصد بالمصطلح أعلاه: الجهود المبذولة من قِبل فريق ادارة المخازن في الشركة للحفاظ على الكمية المناسبة من المخزون الخاصة بكل منتح مع الأخذ بعين الاعتبار ترشيد النفقات المترتبة على عملية الاحتفاظ إلى الحد الأدنى.

كيفية تتبع المخزون

عملية مراقبة المخزون تختلف بحسب نوع المنتج وحجم العمل التجاري ولكن بشكل عام يمكن حصر الأنظمة المخصصة لاتمام تلك العملية بما يلي:

أولًا تتبع المخزون للأعمال المتوسطة والكبيرة

· مراقبة المخزون جردًا بالباركود

تعد هذه الطريقة مناسبة من أجل مراقبة المخزون عندما يحتوي المنتج على رمز شريطي و عملية تتبع المخزون بالباركود لها نظامين:

النظام الأول: 1D

يستخدم فريق ادارة المخازن هذا النظام عندما تكون المنتجات تحتوي على رموز شريطية أُحادية، يأخذها الماسح الضوئي ويخرج المعلومات الخاصة بالمنتج على تصميم ذي خلفية بيضاء مميز بخطوط سوداء.

النظام الثاني: 2D

يلجأ المسؤولون عن ادارة المخازن إلى استخدام هذا التصنيف في تتبع المخزون عندما تكون السلع الإستهلاكية تحتوي على بيانات مركبة ذي تخطيط معقد مثل معلومات موقع الويب أو صور ذي علاقة.

· تتبع المخزون بتقنية RFID

يقوم مبدأ عمل هذه التقنية على نقل موجات الراديو من جهاز خاص بالقراءة إلى شريحة صغيرة تُمَكن فريق ادارة المخازن من قراءة بيانات العلامة وبفضل هذه التقنية فإن تكيف جهات الاختصاص مع علم تحليل البيانات يكون بصورة أسهل إذ لا تتطلب مسحًا لخط البصرة وتعطي معلومات دقيقة من على بعد 40 قدمًا فأكثر.

ثانيًا: تتبع المخزون للأعمال الصغيرة

الطرق السابقة نتائجها أقل كفاءة في مراقبة المخزون للأعمال الصغيرة، فلذا ينصح عادة باتباع احدى الأسلوبين التاليين

1- تتبع المخزون دوريًا

وذلك يعني مراقبة المخزون بالجرد بصورة دورية قد تكون شهرية أو ربع سنوية أو سنوية إذ لا يلجأ فريق ادارة المخازن هنا إلى قراءة نتائج علم تحليل البيانات بصورة إلكترونية، بل يستبدلون ذلك بالعد اليدوي لكل منتج وإدخال البيانات المرتبطة به في دفتر السجلات.

2- تتبع المخزون بديمومة

هنا يحتاج الفريق المناط إليه القيام بالمهام المتعلقة في ادارة المخازن أن يكون على معرفة بأدوات علم تحليل البيانات إذ أنهم ملزمون دائمًا عند استلام مخزون جديد بإجراء تعديلات تقنية بصورة تلقائية من شأنها أن تقوم بعملية تسجيل للمشتريات وحصر عمليات الإرجاع وغالبًا ما تنفذ هذه العمليات بواسطة برنامج يدعم خوارزميات التجارة الإلكترونية التي غالبًا تبنى داخل نظام POS.

تحسين تتبع المخزون

على الشركات عامة والشركات القائمة على مبدأ التجارة الإلكترونية أن تأخد بعين الإعتبار مجموعة من الركائز لضمان الفعالية في النظام الآلي في مراقبة المخزون من بينها:

· التتبع اللحظي: لابد من اختيار نظام يتيح لمسؤولي ادارة المخازن تتبع حركة المخزون لاحصاء الأرقام وتشكيل الرصيد المخزني أولًا بأول حفاظًا على سلسة التوريد من أي ضرر.

· تتبع المبيعات وعلميات الشحن: لنتائج أكثر قة ينبغي أن يكون النظام المختار قادرًا على اتمام دورة المبيعات كاملةً وتتبع ما يلحقها من إجراءات للحصول على المخزون المباع.

· تتبع المشتريات النظام الآلي الجيد في تتبع المخزون له المقدرة على اخراج تقارير مفصلة عن صفقات المشتريات الناحجة بما يخدم مصلحة القرارات المالية في الشركة.

· دعم برامج ادارية أخرى: عملية تتبع المخزون الناجحة لا بد أن يكون البرنامح الآلي المختار فيها يتكامل مع برامج مهة في العملية الإدارية مثل CRMأو .ERP

· استخلاص التقارير: مراقبة المخزون الفاعلة تحتاج إلى تقارير نهائية توضح تفاصيل عن سير المعاملات المالية وتواريخ الطلبات واجمالي كميات المخزون المتوفرة.

وبهذا نكون قد أوجزنا أفضل الطرق المستخدمة في تتبع المخزون منوهين إلى أن الركائز التي سبق ذكرها ستعمل بجودة أعلى في حال كان النظام البرمجي للبرنامج يمكن تعديله بين الحين والآخر للاستجابة للتوسع الذي سيحصل في العمل التجاري مستقبلًا.

منصة كيفا

التصنيفات